راهنمای گام به گام برگزاری کنفرانس ویدیویی

شیعه نیوز: تا همین چند ماه پیش تماس‌های تصویری معمولا برای احوال‌پرسی استفاده می‌شدند. اگر فاصله میان افراد آن‌قدر زیاد بود که فرصتی برای دیدار حضوری نداشتند، تماس‌های تصویری به آن‌ها کمک می‌کردند تا فاصله‌شان را به‌اندازه فاصله چشم‌هایشان تا تلفن هوشمند یا لپتاپ‌شان کاهش دهند. اما با شیوع ویروس کرونا، شرایط کاملا دگرگون شد. حالا مدتی است که کلاس‌های دانشگاه، جلسات کاری و بیشتر تعاملاتی که تا چند ماه پیش به صورت حضوری برگزار می‌شد در بستر مجازی دنبال می‌شوند. بنابراین اهمیت کنفرانس ویدیویی در چنین شرایطی بسیار بیشتر از قبل به نظر می‌رسد.

کنفرانس‌های ویدیویی از برگزاری حضوری جلسات آسان‌تر به نظر می‌رسند اما دردسرها و دشواری‌های خاص خود را دارند. در ادامه با راهنمای گام به گام برگزاری کنفرانس ویدیویی با ما همراه باشید.

بهترین نرم افزارها برای برگزاری کنفرانس ویدیویی

حتی پیش از شیوع ویروس کرونا هم نرم افزارهای ارتباط جمعی با قابلیت تماس‌های تصویری و صوتی وضعیت خوبی داشتند. اگرچه گسترش ناگهانی این ویروس مرگبار شمار کاربران همه این سامانه‌ها را چند برابر کرد اما بیشتر آن‌ها موفق شدند شرایط را کنترل کنند. در ادامه می‌توانید با تعدادی از بهترین نرم افزارهای مناسب برای برگزاری کنفرانس ویدیویی آشنا شوید.

اپلیکیشن ooVoo

این پیامرسان ابتدا در میان نوجوانان محبوب شد اما با بروزرسانی‌های جذابی که داشت مورد توجه بسیاری از بزرگسالان هم قرار گرفت و یکی از بهترین نرم افزارهای برای برگزاری کنفرانس ویدیویی است. اپلیکیشن ooVoo به کاربران اجازه می‌دهد به صورت همزمان در یک گروه هشت نفره به تماس تصویری و صوتی مشغول شوند و امکان ضبط این جلسات مجازی هم وجود دارد. این نرم افزار روی همه سیستم عامل‌ها در دسترس است.

اپلیکیشن Skype

پیامرسانی که توسط مجموعه مایکروسافت توسعه پیدا کرده بدون شک می‌تواند یکی از بهترین نرم افزارها برای برگزاری کنفرانس ویدیویی باشد. ایده اصلی این اپلیکیشن در سال ۲۰۰۳ و با همکاری یک تیم توسعه سوئدی و دانمارکی شکل گرفت اما بعدها و در سال ۲۰۱۱ توسط غول فناوری، مایکروسافت، خریداری شد. با کمک پیامرسان Skype می‌توانید گروه‌های مجازی ۳۰۰ نفری تشکیل دهید و شرایط برای تماس صوتی یا تصویری گروهی با حضور ۲۵ کاربر وجود دارد و روی همه سیستم عامل‌ها در دسترس است.

اپلیکیشن Google Dou

گوگل برای مدت‌ها با کمک نرم افزار Google Hangouts تلاش می‌کرد کاربران را برای به پیامرسان اختصاصی خود جذب کند اما این اپلیکیشن در نهایت موفق نبود. بنابراین آن‌ها از برنامه مناسب جدیدی برای تماس‌های تصویری رونمایی کردند که اپلیکیشن Google Dou نام دارد؛ یکی از بهترین اپلیکیشن‌های سال ۲۰۱۸ که شاید بهترین نرم افزار برای برگزاری کنفرانس‌های ویدیویی هم باشد. قابلیت جالبی در این پیامرسان وجود دارد که به کاربر اجازه می‌دهد پیش از آن‌که جواب کاربر دیگری را بدهد، تصویر زنده او را بررسی کند. رابط کاربری ساده اپلیکیشن Google Dou جذابیت آن را بیشتر می‌کند.

اپلیکیشن WhatsApp

این پیامرسان محبوب اگرچه امکانات بسیار زیادی ندارد اما تلاش می‌کند در بالاترین سطح ممکن بدرخشد. به همین دلیل قابلیت تماس تصویری و صوتی به آن اضافه شده تا هر کاربری را تحت تاثیر قرار دهد. با کمک اپلیکیشن WhatsApp می‌توانید تماس صوتی یا تصویری با حضور ۸ کاربر را تجربه کنید. در کنار قابلیت تماس‌های صوتی و تصویری، قابلیت ارسال پیام متنی و صوتی هم در این پیامرسان وجود دارد و توانایی ارسال فایل تصویر، فیلم و موسیقی هم به آن اضافه شده است. اپلیکیشن WhatsApp روی همه سیستم عامل‌ها در دسترس است و حتی نسخه تحت وب هم دارد.

اپلیکیشن Instagram

اگرچه وقتی نام اپلیکیشن Instargram مطرح می‌شود بیشتر مردم شبکه اجتماعی اشتراک تصاویر و ویدیو را به یاد می‌آورند اما این شبکه اجتماعی قابلیت تماس ویدیویی را هم فراهم کرده است. این شبکه اجتماعی اجازه تماس تصویری میان ۴ کاربر را فراهم می‌کند که اگرچه چندان کاربردی به نظر نمی‌رسد اما به دلیل کیفیت قابل قبول و سرعت مطمئنی که دارد برای برگزاری کنفرانس ویدیویی قابل اطمینان است.

اپلیکیشن Zoom

این نرم افزار بدون هیچ شک و تردیدی بهترین نرم افزار برای برگزاری کنفرانس ویدیویی است. سهام شرکتی که اپلیکیشن Zoom را توسعه داده بود در دوران شیوع ویروس کرونا جهش قابل توجهی کرد و همین حقیقت نشان می‌دهد که این نرم افزار برای برگزاری تماس‌های ویدیویی انتخاب مطمئنی به نظر می‌رسد. مهم‌ترین قابلیت این نرم افزار، ویژگی اشتراک صفحه نمایش در کنفرانس ویدیویی است. این قابلیت برای شرکت‌ها و کلاس‌های دانشگاهی بی‌نظیر است و توانایی آن را دارد تا به صورت همزمان از ۱۰۰ کاربر پشتیبانی کند. جذابیت ویژه اپلیکیشن Zoom به حالت رانندگی بازمی‌گردد. امکانی که به کاربر کمک می‌کند در هنگام رانندگی با کمتر توجه به صفحه نمایش تلفن هوشمند خود در کنفرانس‌های ویدیویی حاضر شود.

همه آن‌چه باید در برگزاری یک کنفرانس ویدیویی به آن توجه کنید

جلسات مجازی‌ای که به صورت کنفرانس ویدیویی برگزار می‌شوند، چندان هم آسان و ساده نیستند. گاهی رعایت‌نکردن تنها چند اصل بسیار ساده می‌تواند مشکلات بزرگی در کنفرانس ویدیویی ایجاد کند. بنابراین نکات بسیار مهم وجودی دارد که پیش از آغاز یک تماس تصویری کاری یا دانشگاهی به آن نیاز دارید.

فضای پیرامون خود را بررسی کنید

وقتی وارد یک کنفرانس ویدیویی می‌شود، نخستین پدیده‌ای که خودش را نشان می‌دهد، محیط پیرامون شماست. این‌که کجا هستید و چه کار می‌کنید، سایر کاربران را تحت تاثیر قرار می‌دهد. بنابراین بهتر است محیطی آرام، خلوت و ساده را انتخاب کنید. محیطی که نه تنها شلوغی آن کاربران را گیج نمی‌کند بلکه احساس خوبی هم به آن‌ها می‌دهد. سعی کنید فضایی را پیدا کنید که صدای اضافه زیادی در آن به گوش نمی‌رسد. اگر هم احساس می‌کنید صدای محیط روی کیفیت صدای شما تاثیرگذار است از هدفون استفاده کنید تا صدای پس‌زمینه به حداقل برسد. فرد دیگری به جز شما در اتاق حضور دارد که ممکن است صداهای اضافی ایجاد کند؟ به او اطلاع دهید که در کنفرانس ویدیویی هستید و اگر توانایی آن را دارد اتاق را ترک کند یا سکوت را رعایت کند.

دوربین را در جای مناسب قرار دهید

محل دوربین در یک کنفرانس ویدیویی اهمیت بسیار ویژه‌ای دارد. اگر از کامپیوتر شخصی استفاده می‌کنید، بهتر است وبکم باکیفیتی برای آن خریداری کنید. اگر از لپتاپ یا تلفن هوشمند برای کنفرانس ویدیویی یاری می‌گیرید باید فاصله صورت خود با دوربین را حفظ کنید. شما نباید از دوربین فاصله زیادی بگیرید و نباید هم فاصله کمی با آن داشته باشید. در بهترین حالت، فاصله دوربین با صورت شما ۵۰ سانتی‌متر باشد. فراموش نکنید که دوربین را همسطح با چشم‌هایتان قرار دهید تا ارتباط چشمی با سایر کاربران حفظ شود.

نور محیط را تامین کنید

در یک تماس ویدیویی، محل و میزان تابش نور اهمیت ویژه‌ای دارد. بنابراین باید نور محیط را تامین کنید. اگر چراغ مطالعه دارید، آن را در زاویه‌ای قرار دهید که چشم‌های شما را اذیت نکنند و در عین حال بازتاب کامل نور از روی صورت شما هم نباشند. بهترین گزینه، استفاده از چراغ‌های سقفی است. اما این چراغ‌های سقفی نباید پشت سر شما قرار بگیرند. اگر نور محیط از پشت سر شما به درون تماس ویدیویی بتابد نه تنها سایر کاربران را اذیت می‌کند بلکه تصویر دقیقی هم از شما شکل نمی‌گیرد.

از ظاهر خود غافل نشوید

کارکردن یا درس‌خواندن از خانه این فرصت بی‌نظیر را فراهم کرده تا به هر شکلی که دوست دارید، لباس بپوشید. اما در شرایط کنفرانس ویدیویی، وضعیت تفاوت دارد. بهتر است ظاهر خود را بررسی کنید. ترجیحا با لباسی مناسب با وضعیت جلسه‌ای که در آن هستید، تماس ویدیویی را پاسخ دهید. لباس‌های طرح‌دار یا شلوغ را برای کنفرانس ویدیویی استفاده نکنید و نیازی هم به پوشیدن لباس‌های بیش از حد ساده نیست.

وضعیت صدا و تصویر را بررسی کنید

نرم افزارهای برگزاری کنفرانس ویدیویی این اجازه را به کاربران درگیر می‌دهند تا هر زمانی که نیاز دارند، صدا و تصویر خود را قطع کنند. اگر احساس می‌کنید قطع صدا و تصویر شما به تسریع‌بخشیدن جلسه کمک می‌کند، این کار را انجام دهید. در مواقعی هم که نیازی به حضور شما نیست و تصمیم دارید کاری انجام دهید از قطع تصویر و صدای خود اطمینان حاصل کنید. به صورت کلی، بهتر است زمانی که به حضور شما در کنفرانس ویدیویی نیست، صدای خود را قطع کنید تا به صورت کاملا سهوی اشتباهات بزرگی مرتکب نشوید.

برای صحبت‌کردن علامت دهید

کنفرانس‌های ویدیویی تجربه کامل‌تری نسبت به جلسه حضوری نیستند. بنابراین برای صحبت‌کردن شرایط خاصی وجود دارد. با توجه به تاخیری که میان ارتباط کاربران وجود دارد، هر صحبت جدیدی می‌تواند به معنای دخالت در صحبت دیگران باشد. بنابراین پیش از آغاز یک نطق جدید به سایر کاربران اطلاع دهید. برای این کار می‌توانید چهره خود را متمرکز نشان دهید تا سایر کاربران از هدف شما برای صحبت آگاه شوند. در چنین شرایطی بهتر است علامت مشخصی برای ارتباط با سایرین انتخاب کنید.

صفحه سیستم شخصی خود را مرتب کنید

گاهی اوقات در جریان یک کنفرانس ویدیویی شرایطی شکل می‌گیرد که کاربر نیاز دارد صفحه یا صفحاتی از سیستم شخصی خود را به اشتراک بگذارد. این اتفاق به معنای تماشای حریم خصوصی شما توسط دیگران است. بنابراین شاید بهتر باشد پیش از اشتراک محتوای سیستم شخصی‌تان از همه چیز مطمئن شوید. همه آن‌چه سایر کاربران باید نگاه کنند را در یک پوشه مجزا قرار دهید و سایر برنامه‌های اضافه را متوقف کنید.