به گزارش «شیعه نیوز»، رابطه ی صمیمانه با همکاران تان می تواند مشکل ساز شود، وقتی رفتارتان حرفه ای نباشد. گاهی اوقات شناسایی موانع ارتباطی در کار می تواند نسبتاً آسان باشد.هنگام قطع ارتباط, می توانید آن را در شکل تعارض کار یا کاهش بهره وری ببینید.
عدم شفافیت کمی وجود دارد، گاهی این ممکن است غیر عمدی باشد. بسیاری از افراد فکر می کنند که آن ها در برقراری ارتباط موثر هستند، زیرا به مدرسه می روند و یا میزان مشخصی از تجربه کاری دارند, اما در حقیقت آن ها هنوز در تلاش برای نفوذ بر دیگران با پیام خود هستند.
نتیجه ارتباط ناکارآمد چنانچه بارها گفته ایم, فرصت های از دست رفته و منابع اتلاف شده است، ممکن است متوجه تعدادی از عوامل موثر بر ارتباطات شفاف, موثر و شفاف در کار باشید:ویژگی های فردی, فاصله فیزیکی, خود پیام, زمینه, اصطلاحات تخصصی استفاده شده و فرهنگ نیز از عوامل خواهند بود. در متن زیر راه هایی برای اطمینان از ارتباط موثر در کار وجود دارد تا بتوانید محیط کاری کارآمد, مولد و فراگیر ایجاد کنید.
نحوه معاشرت و رفتار با همکاران
1.مخاطبین خود را خوب بشناسید:
درک مخاطبینتان برای برقراری ارتباط موثر در کار ضروری است، این امر شامل ارتباطات شفاهی و کتبی, ایمیل های روزانه, اعلامیه های گسترده شرکت و یا ارائه به روزرسانی وضعیت در پروژه ها می شود. این که آیا پیام شما به طور موثر و یا به خوبی از درک آنچه که مخاطبین شما به آن اهمیت می دهند, منتقل یا به خوبی دریافت خواهد شد یا خیر.
با چه کسی ارتباط برقرار می کنید؟
هدف پیام شما چیست؟
آن ها باید بدانند جه چیزی را بدانند؟
چه کاری باید انجام دهند؟
بهترین راه برای انتقال پیام به مخاطبین چیست؟
مخاطبین شما پیام را چگونه دریافت یا تفسیر می کنند؟
مخاطبین شما چطور احساس و فکر می کنند و زمانی که پیام شما را دریافت می کنند، چه واکنشی از خود نشان می دهند؟
برای پاسخ به این پرسش ها باید پیشاپیش, تحقیق کنید و رفتارهای مخاطبین خود را مشاهده کنید.
برای مثال, رویکرد شما برای ارتباط با تیم یا همتایان ممکن است با نحوه ارتباط شما با رهبر متفاوت باشد ، زیرا این گروه ها علایق متفاوتی دارند.
2. تلاش برای درک وضعیت و روشن کردن آن:
وقت بگذارید و فکر کنید. قبل از برقراری ارتباط در کار, لازم است مکث و شکیبایی کنید, وضعیت را درک کنید, روشن کنید و همدلی داشته باشید. در این بخش از نمناک چند نکته برای کمک به شما در ارتباط موثر در کار آورده شده است:
کنجکاو باشید:
پرسش های باز بپرسید که با " چی " و " چطور " شروع می شود و اطلاعات را جمع آوری کنید. پاسخ های این پرسش ها بیشتر توصیفی هستند، سپس می توانید سوالات باز را بپرسید تا اطلاعات بیشتری به دست آورید. هر چه بیشتر بدانید, احتمال بیشتری خواهید داشت که یک پیغام مناسب برای مخاطبین خود داشته باشید.
مثل یه بچه یاد بگیرید:
به طور معمول, بچه ها هیچ دانش قبلی درباره چیزهایی که می خواهند یاد بگیرند ندارند. در آنها حس فروتنی به روش یادگیری وجود دارد، وقتی می خواهید موقعیت خود را درک کنید همان رویکرد را انتخاب کنید. باز باشید, آماده و مایل به دیدن چشم انداز مخاطبین خود باشید.
فرضیات خود را بررسی کنید:
وسعت تجربه شما ممکن است درک و قضاوت شما را از بین ببرد. افکار قبلیتان را در مورد مخاطبین خود به چالش بکشید، تعیین کنید چه کسی با چه کسی صحبت کند یا چه تحقیقاتی باید انجام دهید، تا بررسی کنید آیا فرضیات شما درست هستند یا خیر ؛ اطمینان حاصل کنید که قبل از پریدن, فضایی برای شما وجود داشته باشد.
فراگیر باشید:
افراد می خواهند متعلق به شرکت باشند و در آنجا احساس شوند و ارزش داشته باشند. فکر کنید تا مطمئن شوید که ایده های همه به دست می آیند، برای مثال, اگر شما در یک جلسه درخواست ورودی هستید, اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای به اشتراک گذاشتن پاسخ آن ها برایتان وجود دارد. اگر وقت خود را از دست بدهید, در جلسه با آن ها ارتباط برقرار کنید.
اطمینان از ارتباط موثر در کار با رفتار با همکاران
3. گوش دادن به چند سطح:
احتمالاً با این نکات اصلی گوش دادن آشنا هستید. با این حال، زمانی که ما احساس شکست در بازه های زمانی می کنیم، اولویت دادن، یا ایجاد را باید احساس کنیم، این کار آسان است و پیام های کلیدی را از دست می دهیم که می تواند به شما کمک کند تا به طور موثر در کار ارتباط برقرار کنید.
در متن زیر یاد می گیرید که به تمرین خودادامه دهید:
تفسیر:
درک خود از پیام را با تکرار کردن یا تغییر دادن آن به کلمات خودتان تصدیق کنید. اگر اختلافی بین طرفین وجود داشته باشد، زمان روشن کردن آن فرارسیده است.
کاوش:
اگر احساس می کنید اطلاعاتی وجود دارد که ممکن است به آن نیاز داشته باشید، سوالات خود را بپرسید.
روشن کردن:
اگر شما به طور کامل چیزی را درک نمی کنید، پس حتما سوال بپرسید.
به خاطر داشته باشید:
سعی کنید نکاتی را به یاد آورید که برای مخاطب تان مهم هستند، این اطلاعات می تواند در آینده مورد استفاده قرار گیرد و مخاطبینی را نشان دهد که شما به آن ها اهمیت می دهید و به طور فعال گوش می دهید. یک ارتباط موثر در کار به این معنی است که شما باید با مهارت های گوش دادن فعال خود هماهنگ باشید.
به یاد داشته باشید:
همدلی داشته باشید.
ادراک دیگران را هم درک کنید، نه فقط خودتان را.
احساسات و واکنش ها و غیره را محاسبه کنید.
ارزش ها و عقاید خود و دیگران را بشناسید.
علائم ارتباطات غیر کلامی مثل زبان بدن را مشاهده کنید.
4. نحوه دریافت باز خورد را ببینید:
باز بودن برای بازخورد و پذیرش انتقاد آسان تر از انجامش است. همه انسان هستیم، زمانی که حواس خود را از رویدادهای زندگی پرت می کنید و یا اگر در کار تحت فشار هستید، ممکن است از کوچک ترین نظراتی که به شما وارد می شود، دفاع کنید و در این باره جبهه بگیرید.
شیلا هین و داگلاس استون برای بهبود توانایی شما برای جذب بازخورد، چیزهایی را فراهم می کنند که مفید هستند و می دانند چطور از شر چیزی که به شما برای یادگیری کمک نمی کند و به جلو حرکت نمی کنند، خلاص شوید.
برخی از این استراتژی ها شامل موارد زیر هستند:
واکنش ها و پاسخ ها نسبت به محرک ها را بدانید، درک و مدیریت کنید.
پیام ها را از اینکه از طرف چه کسی است، جدا کنید.
به جای قضاوت، به نصیحت ها گوش دهید.
بازخوردها را به تکه های قابل هضم بشکنید و مفید های آن ها را در زندگیتان به کار ببرید.
زمانی که به طور فعال به دنبال بازخورد هستید، خاص باشید و یک چیز را درخواست کنید.
شما این توانایی را دارید که از بازخوردها یاد بگیرید و با آن رشد کنید.
خرد کردن بازخورد به قسمت های کوچکتر می تواند به شما کمک کند که پیام را پردازش کنید و کم تر واکنش نشان دهید.
توصیه های مهم درباره رفتار با همکاران
5. ارائه بازخورد هدف و قابل مشاهده:
این یکی از دشوارترین کارهایی است که می توانید انجام دهید، چون ممکن است نخواهید دیگران را ناراحت کنید، شما کاملاً مطمئن نیستید چطور، شما از لحاظ عاطفی آماده نیستید و یا توسط منفی ها، فرضیات شما تیره و تار شده اند.
وضعیت، رفتار، تاثیر (SBI) می تواند به شما کمک کند تا بازخورد دقیق و مشخصی را فراهم کنید:
وضعیت: زمینه را فراهم کنید. از خودتان بپرسید چه اتفاقی افتاده است، کجا و چه زمانی.
رفتار: رفتار را توصیف کنید. این دشوارترین بخش است زیرا باید فرضیات خود را بررسی کنید.
به عنوان مثال, گفتن " شما گستاخ هستید " (ذهنی) و " وسط حرف من پریدید" (رفتار قابل مشاهده)، لحن بازخورد را تغییر می دهد. " بی ادبی " می تواند چندین تفسیر داشته باشد در حالی که می توانید ببینید چه زمانی چه کسی صحبت های شما را قطع کرده است.
مثال 1:
" در طول جلسه دیروز تیم، هنگامی که سخنرانی خود را ارائه دادید (وضعیت)، شما در مورد دو اسلاید نامطمئن بودید و محاسبات فروش شما نادرست بود (رفتار). احساس خجالت می کردم، چون کل افراد آنجا بودند. من نگران این هستم که این مساله بر شهرت تیم ما تاثیر بگذارد."
مثال 2:
" در جلسه مشتری دوشنبه بعد از ظهر، شما اطمینان حاصل کردید که جلسه به موقع آغاز شد و همه از قبل کمک های مالی دریافت کردند (وضعیت). تمام تحقیقات شما درست بود و هر یک از سوالات مشتریان پاسخ داده شد (رفتار). من افتخار می کنم که شما این کار عالی را انجام دادید و سازمان را در یک جهت خوب قرار دادید.
من مطمئن هستم که به خاطر کار سخت شما، حساب را بدست می آوریم " و دانستن این که چطور بازخورد شفاف، خاص و قابل مشاهده را فراهم کنیم، یک مهارت ضروری برای یک رابط موثر در کار است.
معاشرت و رفتار حرفه ای با همکاران
6. پی گیری، تصدیق و ایجاد مسئولیت:
ارتباط موثر در کار یک رویداد زمانی نیست. شما باید به طور پیوسته پیشرفت را زیر نظر داشته باشید و از پشتیبانی مداوم برخوردار باشید. فراموش نکنید که پیشرفت همسالان خود، تیم ها یا رهبران تان را تایید کنید.
از سوالات زیر برای کمک به ارزیابی اثربخشی ارتباطات مداوم در کار استفاده کنید:
چه فرصت هایی را می بینید؟
چگونه می توانید خود را اصلاح کنید؟
چه تصمیماتی باید اتخاذ شوند؟
چه حمایتی می توانید فراهم کنید؟
برای اطمینان از دریافت پیغام دقیق باید چه کار کنید؟
7. استفاده از 7 C ارتباط:
برای هر وسیله ارتباطی در محل کار، 7 C را در نظر داشته باشید تا پیام خود را خوب تنظیم کنید:
روشن هدف چیست؟ آیا پیام ساده است؟
مختصر و مفید:چه چیزی را می توانید حذف کنید؟ آیا به هدف مربوط است؟
واقعیت: حقایق چیست؟
تصحیح: آیا پیام عاری از خطا است؟ برای شنونده شما مناسب است؟
منسجم: آیا جریان منطقی وجود دارد؟ آیا پیام موافق است؟
کامل: آیا اطلاعات مربوطه ارائه شده و فراخوانی برای اقدام وجود دارد؟
مودبانه لحن پیغام شما چیست؟
منبع : نمناک
