خب این خیلی خوب است؛ اما چه‌طور می‌توان این نبایدها را فهمید؟ «تیم فریس» یکی از آن نویسندگان کتاب‌های همیشه پرفروش چند پیشنهاد برای شما دارد. «تیم» در آخرین پادکست خود 9 کار ناپسند را به شما یادآوری کرده است که در حقیقت عادات بد کاری نام گرفته‌اند. تیم می‌گوید هر تاجر یا کارآفرینی باید این 9 عادت ناپسند را از خود دور کند ( اگر تنها یک یا دو عدد از این عادات را بتوانید ترک کنید خیلی شانس آورده‌اید، خودِ من دست کم گرفتار دو مورد از آنها هستم) دوری از این عادات بد می‌تواند به افزایش بازدهی شما کمک بسیاری کند.
تیم فریس می‌گوید خیلی نمی‌خواهد عجله کنید، همه را هم نمی‌خواهد با هم انجام دهید؛ یکی یا دو تا را ابتدا شروع کنید چرا که حذف عادات بد برای افزایش بهره وری باید آهسته و گام به گام انجام پذیرد. وقتی به انتها رسیدید متوجه می شوید که چقدر انرژی و وقت ذخیره کرده اید.
- به تماس هایی که نمی شناسید، اصلاً پاسخ ندهید
برای این ترک این عادت، تیم فریس چند دلیل دارد. اول اینکه پاسخگویی به شماره های بی ربط و کسانی که نمی شناسید در حقیقت باعث از میان رفتن تمرکز و دقت شما می شود. وقت شما را به شدت تلف می کند و انرژی مغزی شما را در جاهای نامربوط و بدون فایده خرج می کند. دوم اینکه اگر پاسخ دادن به این تلفن ها و تماس ها برای شما مهم است و یا مذاکره کننده (گفتگوکننده) خوبی نیستید و یا حتی می خواهید افکار خود را برای پاسخ دادن به آنها جمع وجور کنید عیبی ندارد، با استفاده از نرم افزارهایی چون Google Voice و یا PhoneTag آنها را ضبط کنید و پس از فراغت به آنها گوش دهید. حتی می توانید صدایی ضبط کنید و به تماس گیرندگان بگویید برای شما ایمیل ارسال کنند.
- هیچوقت اولین پیام را در صبح و آخرین پیام را در شب ایمیل نکنید
منظور تیم فریس از این نباید، در واقع عدم عجله در جمع بندی افکار و ارسال پست الکترونیک و یا گفتگوهای تلفنی است. فریس می گوید فرستادن اولین پیام در اول صبح اولویت های اصلی و برنامه کلی روزانه شما را به هم می ریزد و فرستادن آخرین پیام در ساعات پایانی شب نیز فقط بی خوابی را برای شما به ارمغان می آورد. فریس می گوید باید تا ساعت 10 صبح تمام ایمیل های خود را بفرستید و پیام های خود را چک کنید تا ده صبح روز بعد. فریس در ادامه می گوید برای انجام یکی از کارهای لیست بایدهای خود فقط می توانید یک بار دیگر در طول روز اینباکس خود را چک کنید.
- هیچوقت شرکت در جلسات یا مکالماتی که از قبل دستور جلسه ندارند را قبول نکنید
فریس می گوید اگر دستور یک جلسه معین و مشخص باشد، نتایج مورد انتظار یک جلسه به طور روشن، تعریف شده باشد و سوالات هم از قبل مشخص باشد هیچ جلسه ای نباید بیش از نیم ساعت طول بکشد.
- نگذارید کسی از این شاخه به آن شاخه بپرد
فریس می افزاید شاید این کار کمی برای شما سخت باشد که توی ذوق کسی بزنید اما چاره ای نیست؛ گاهی اوقات باید این کار را بکنید. همین گفتگوهای این شاخه به آن شاخه و کوچک است که وقت کلانی از شما می گیرند. شما باید کلام کسی را که در مورد تعطیلات آخر هفته خود با شما صحبت می کنید را قطع کنید البته باید این کار را مودبانه انجام دهید.
البته توجه داشته باشید که خیلی ها با این نظریه موافق نیستند؛ حداقل در مورد انجام دادن آن در هر موقعیتی. شما می بایست در برخی از مکالمات به خصوص مسافرت ها و ارتباطات خارجی به معیارها و ضوابط دیگران هم توجه لازم را داشته باشید.
- دائماً سرتان به چک کردن ایملتان نباشد
فریس می گوید دائماً به اینباکس خود سر نزنید. چک کردن پست الکترونیکی اتان را به صورت دوره ای و در زمان های معین انجام دهید. ( فریس می گوید نهایتاً روزی دو بار) اینباکس شما مانند کوکائین اعتیادآور است، پس سعی کنید معتاد نشوید. می توانید از پاسخگوهای خودکار ایمیل مانند بلومبرگ استفاده کنید.
- با مشتریان پرچانه و البته کم منفعت ارتباط برقرار نکنید
فریس معتقد است برای تقسیم بندی مشتریان خود از معادله هشتاد بیست استفاده کنید. تنها 20 درصد مشتریان شما 80 درصد سود شما را تامین می کنند و 20 درصد هم 80 درصد وقت و مخ شما را از بین می برند. پس سعی کنید با این 20 درصد پرچانه و کم فایده ارتباطات زیادی برقرار نکنید. بهتر است این مشتری ها را سوار یک هواپیما بکنید و به آن دور دورها بفرستید. گاهی اوقات هم لازم است به آنها بگویید درحال تغییر سیاست های شرکت خود هستید.
فریس در مورد این تغییر سیاست های شرکت می گوید بهتر است نوعی پاسخ ایمیلی درست کنید و به این مشتریان بفرستید و به آنها بگویید که به ما گفته شده تعداد محدودی مکالمه یا پست الکترونیکی با مشتریان داشته باشیم. اگر به آنها بر خورد و ناراحت شدند می توانید به آنها بگوئید بروند و با دیگر شرکت ها کار کنند. گاهی اوقات لازم است آدم چند مشتری را آتش بزند!
- برای جبران عقب افتادگی لازم نیست بیشتر کار کنید
فریس می گوید برای آنکه به کارهای عقب افتاده خود برسید لازم نیست حتماً زیاد کار کنید بهتر است فقط کمی فکر کنید. علاج جبران برخی کارها همیشه سخت کار کردن و زیاد کار کردن نیست. یک جا بنشینید و برای خود اولویت سازی کنید. اگر کلی کار روی سرتان ریخته نباید با عجله به این ور و آن ور بزنید و مرتکب اشتباهات بعدی بشوید. بهتر است کمی آرام بگیرید؛ بنشینید و فکر کنید چه کاری را باید به صورت اورژانسی انجام دهید. گاهی اوقات شاید لازم باشد برای دیر فرستادن یک جنس از مشتری عذر بخواهید و یا حتی جریمه هم بدهید؛ هیچ ایرادی ندارد.
اگر شما وقت ندارید؛ درحقیقت باید گفت شما اولویت ندارید. پس نمی خواهد سخت تر کار کنید، سخت تر فکر کنید.
- به خودتان قلاده های دیجیتالی نبندید!
تیم فریس می گوید برای یک بار هم که شده، حتی اگر هفته ای یک بار، تلفن همراه هوشمندتان را جایی گم و گور کنید که به آسانی پیدایش نکنید. اگر با خواندن این توصیه روی سرتان شاخ سبز شد و یا دهانتان از تعجب باز شد(واقعاً نمی توانید گوشی را از خودتان جدا کنید) یعنی شما حتماً به این توصیه نیاز دارید!
- برای کار، زندگی خود را نابود نکنید
فریس معتقد است کار همه زندگی نیست. با اینکه این نکته ای کاملاً روشن است وهمگان هم به صورت ظاهری به آن اعتراف می کنند اما پای عمل که می رسد بسیاری از مردم نمی توانند این واقعیت را که نباید زندگی خود را فدای کار کنند، قبول کنند. از وقتی که برای عزیزانتان می گذارید به این راحتی ها نگذرید. به علائق، خانواده، فامیل و دوستانتان هم برسید.
منبع: شفقنا