متقاضیان می توانند به یکی از دو روش ذیل نسبت به پیش ثبت نام عتبات عالیات اقدام نمایند:
الف- پیش ثبت نام گروهی، از 1 تا 7 نفره (ثبت نام در این روش حداقل 1 نفر و حداکثر تا 7 نفر می باشد)
ب- پیش ثبت نام گروهی، فقط 35 نفره (ثبت نام در این روش می بایست حتماً 35 نفر کامل باشد)
توجه مهم: افرادی که مبادرت به ثبت نام 35 نفره می نمایند در صورتیکه تعدادی از آنها منصرف یا از آن گروه خارج شوند (گروه جدید تشکیل دهند) و عدد گروه به کمتر از 25 نفر تقلیل یابد؛ گروه اولیه حذف شده و در قرعه کشی شرکت داده نخواهد شد.
توجه: فقط 15درصد ظرفیت اعزام مختص اعزام های گروهی (گروههای 35 نفره) می باشد، لذا پیشنهاد می شود برای آنکه از امکان بیشتری برای تشرف بهره مند شوید، در گروههای حداکثر تا 7 نفره ثبت نام فرمائید.
2-هر نفر فقط یکبار و در یک گروه می تواند (بعنوان سرگروه یا همراه) پیش ثبت‌نام نماید و چنانچه به هر دلیلی هر یک از افراد پیش ثبت نام شده (سرگروه یا همراهان) پس از ثبت نام و دریافت کد رهگیری، خواستار ثبت نام با گروه جدید یا جابجائی اسامی گروه خود باشد می تواند نسبت به ثبت نام مجدد اقدام و کد رهگیری جدید دریافت نماید که در این صورت اطلاعات ثبت نامی در گروه قبلی حذف خواهد شد.
3- کدملی و مشخصات کلی متقاضیان تشرف با اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبیق و در صورت مغایرت، اطلاعات موجود در پایگاه ثبت‌احوال کشور مبنای عمل خواهد بود، لذا در ثبت کد ملی دقت مضاعف به عمل آورید.
4- پس از اتمام مهلت پیش ثبت نام (پنج شنبه 31/06/90) امکان تغییر نام و مشخصات افراد ثبت نام شده میسر نمی باشد.
5- با توجه به اعلام اسامی افراد پذیرفته شده جهت ثبت نام در کاروانها از طریق سیستم ارسال پیام کوتاه، ثبت شماره تلفن همراه سرگروه (یا یکی از نزدیکان وی) در فرم پیش ثبت‌نام الزامی است.
6- در صورتیکه تعداد افراد پیش ثبت‌نام شده از ظرفیت اعزام در ماه‌های اعلام شده در استان‌های مختلف بیشتر باشد، اولویت تشرف گروه‌ها براساس قرعه تعیین و از طریق همین سایت به آنها اعلام می گردد و افراد مازاد بر ظرفیت حذف خواهند شد.
7-قرعه کشی و اعزام افراد پذیرفته شده از استان محل سکونت سرگروه (قید شده در سیستم) صورت خواهد گرفت. لذا، استان و شهر محل سکونت را با دقت از فهرست مربوطه انتخاب نمائید. ضمناً کرج و کاشان براساس تقسیمات سازمان حج و زیارت مستقل در نظر گرفته می شود.
8-تاریخ تولد افراد باید به صورت کامل روز، ماه و سال (بصورت چهار رقمی) در فرم درج شود.
9-کدملی همه افراد ده رقمی بوده و باید کلیه ارقام (صفرهای سمت چپ) آن بطور کامل در فرم ثبت شود.
10-پس از تکمیل فرم و ثبت آن ، اطلاعات دریافتی جهت کنترل نمایش داده می‌شود، اطلاعات نمایش داده شده را به دقت کنترل و در صورت صحت، گزینه تأیید را انتخاب و نسبت به قطعی نمودن پیش ثبت‌نام خود اقدام نمائید. چنانچه اطلاعات نمایش داده شده صحیح نیست با انتخاب گزینه بازگشت و اصلاح مجدد نسبت به رفع مغایرتها اقدام نمائید.
11-پس از قطعی نمودن پیش ثبت‌نام، سیستم یک شماره رهگیری به گروه تخصیص می دهد که این شماره را یادداشت نموده و برای پیگیری های بعدی نزد خود نگهداری خواهید فرمود.
12-داشتن گذرنامه با اعتبار حداقل 6 ماه از تاریخ اعزام ضروری است ضمنا فرزندان بالای 17 سال نیاز به گذرنامه مستقل دارند.
13-برابر مقررات جاری برای زنان بدون محرم زیر 45 سال، روادید صادر نمی گردد.